Обязанности:
- Регистрация корреспонденции, осуществление ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передача после ее рассмотрения руководителем в подразделения, филиалы или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовка ответа.
- Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя, контроль над исполнением.
- Подготовка заседаний и совещаний, (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения), участие и ведение протокола, рассылка ответственным, контроль над исполнением.
- Работа с базой данных департамента (внесение контактной информации по клиентам, партнерам, должникам).
- Планирование рабочего календаря руководителя, внесение необходимых изменений.
- Организация деловых поездок (заказ и бронирование ж/д, авиабилетов, гостиниц), составление авансовых отчетов по командировкам и по прочим затратам руководителя и всего департамента.
- Ведение графика отпусков сотрудников департамента.
- Организация корпоративных мероприятий/праздников.
- Назначение встреч от имени руководителя с необходимыми партнерами.
- Прием посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений.
- Подготовка документов для передачи в архив, а также для пересылки в другие инспекции.
- Составление служебных записок, письма, приказы, распоряжения, описи, акты приема-передачи документов и др. ответы авторам писем.
- Контроль над документооборотом департамента.
- Административная поддержка департамента, заказ канцелярских товаров, воды и др.
- Выполнение иных поручений руководителя в рамках служебных отношений.
Достижения: доверительные отношения со стороны руководства.